アメリカ展示会のブース設営と撤収ルール
アメリカの展示会に初めて出展される企業にとって、日本との違いに戸惑う場面は少なくありません。
特に、設営・撤収に関するルールは大きく異なり、事前に把握しておかなければ、現場で想定外のトラブルに見舞われるリスクもあります。
本記事では、アメリカの展示会で設営・撤収を行う際に知っておくべきポイントをご紹介します。
台車持ち込みNG｜持ち込める荷物の制限に注意
アメリカの展示会では、出展者が自らブースに荷物を搬入できる量には厳しい制限があります。
原則として「手持ち」または「スーツケースで持ち込める程度」の荷物に限られており、それ以上の荷物は、主催者が指定する業者（General Contractor）による搬入が義務づけられています。
日本の展示会ではよく見かける台車の使用も禁止されています（事故防止・保険の都合）。
荷物は指定の場所へ事前搬送
荷物や備品は、展示会場とは別の指定された場所（Advanced Warehouse）へ事前搬送します。
展示会当日、これらの荷物は、指定業者の手配によりブースまで配達される仕組みになっています。
実際の現場では、取り扱いが荒いこともあり、弊社でも過去にパレットが破損して届いたケースがありました。
こうした場合は、展示会場内の「出展者サービスデスク」に、その場でクレームを申し出ることで、代替品の提供などの対応を受けることが可能です。
パレットでの輸送は破損のリスクが高いため、精密機器や大型の什器などは、より頑丈な「クレート（木箱）」が選ばれることもあります。
指定業者とは｜役割と確認方法
アメリカの展示会では、設営・撤収作業の大半を行えるのは主催者が指定した業者（General Contractor）に限られています。
これら指定業者の情報は、展示会の公式HPの「Exhibitor Manual（出展者マニュアル）」に記載されていることが多いです。
このマニュアルには、出展者が遵守すべき規則や手続き、指定業者のリストや連絡先も含まれているため、出展前には必ず確認しておく必要があります。
自分たちで設営する場合は、脚立が使用出来ず、ドライバーなどの小さい工具は良いのですが、その他の大がかりな組み立てに必要な工具の使用も禁止されています。
そのため、高所作業や重量物の取り付けを行う場合は、必ず指定業者に依頼する必要があります。
撤収時も“手荷物以外は業者対応”
撤収においても搬入時と同様の制限があります。
ブース内の展示品や什器のうち、手荷物で持ち運べるもの以外は出展者が搬出することはできません。すべての資材を再びパレットやクレートにまとめ、指定業者によって会場から搬出される必要があります。
この搬出後、荷物は事前に手配したトラック業者や運送会社を通じて、出展企業の拠点へ返送されるという流れです。
破損リスクは常に想定内に
日本と比べて、アメリカでは展示資材の取り扱いが粗雑なこともあります。
弊社でも、過去に何度も大型スクリーンが破損して返送された経験があり、実感として50％程度の確率で何らかの破損が発生している印象です。
そのため、特に壊れやすい資材を輸送する際は、十分な梱包対策を施すなどの備えが重要です。
2025年1月に出展した際は、珍しく全く破損のない状態で弊社倉庫まで荷物が戻ってきました。これが「普通」ではなく「ラッキー」と感じてしまうあたり、アメリカ展示会ならではの事情かもしれません。
安心して設営・撤収を進めるために
アメリカの展示会では、日本と異なる設営・撤収ルールが数多く存在します。主催者指定業者による作業の義務や搬入制限、破損リスクへの備えなど、事前に把握しておくべき点は少なくありません。
MCECでは、25年以上の現地ビジネス経験を活かし、アメリカ展示会における設営・撤収手配、指定業者とのやりとり、物流の調整まで、一貫してサポートいたします。
現地でのトラブルを防ぎ、出展に専念できる環境を整えるためにも、ぜひお気軽にご相談ください。